PASSE (Programme d’Appui aux Systèmes de Suivi- Evaluation   des projets financés par le FIDA en Afrique de l’Ouest et Du Centre)

INTRODUCTION

Actuellement, il ne fait aucun doute que le renforcement des capacités en suivi et évaluation constitue, en Afrique de l’Ouest et du Centre, une priorité pour les personnels de terrain des projets. En novembre 2002, la division PA a organisé à Cotonou un atelier de mise en œuvre de projet. Egalement en  juillet 2004, a été tenu l’atelier de démarrage du réseau FIDAfrique sur les savoirs. Durant ces deux ateliers, les participants ont estimé que l’élaboration de systèmes de suivi et d’évaluation doit demeurer la première priorité dans le cadre de l’amélioration de la gestion des projets. Ces préoccupations ont également été réitérées lors de l’atelier de mise en œuvre de projet tenu à Bamako en mars 2005. De plus, bien que le FIDA participe dans la formulation des DSRP pour améliorer, en particulier, son volet rural et agricole, il a été constaté que le suivi et la mise en œuvre du DSRP n’ont pas été performants dans la région.      

Quand bien même il puisse exister quelques cas de bonnes pratiques de suivi et d’évaluation des projets FIDA dans la région, il est nécessaire d’avoir une meilleure compréhension de leurs mécanismes de fonctionnement, d’introduire et d’intensifier ces quelques bonnes pratiques dans un grand nombre de projets. Les bonnes pratiques en suivi et évaluation doivent être systématiquement recueillies et utilisées pour servir d’outil de gestion dans les unités de coordination des projets pour satisfaire leurs besoins et d’exigence de rapport pour les gouvernements, les autres parties prenantes et le FIDA. C’est le cas à l’échelon national où les systèmes de suivi et d’évaluation sont peu performants arrivant à peine à contrôler la mise en œuvre du DSRP.  

Approche et stratégie

L’approche stratégique du programme de suivi et d’évaluation repose sur les axes suivants:

• Décentralisation du programme pour assurer un accès facile et dans les délais aux services de formation. Les formateurs régionaux (organismes d’exécution) seront ainsi présents dans la région

ou dans la sous région;

• Flexibilité dans la fourniture des services de formation. Les modules de formation ne doivent pas être rigides tant dans le contenu que dans le format (durée, méthodologie, lieu, etc.) et la fourniture de services de formation devra être effectuée par différentes institutions de formation ou personnes sur la base des compétences et des avantages comparatifs ;
• Fourniture de programmes de formation adaptés aux besoins des clients. Ces besoins doivent être pris en compte dans la préparation des modules de formation. Cela nécessite un bon diagnostic des besoins en formation et par conséquent la définition du type de formation et de préparation d’un programme de formation sur mesure ;
• Contrôle de la qualité des services de formation fournis. Cette formation obéira aux meilleures normes en vigueur. Cela veut dire qu’il sera procédé à un suivi régulier et à des évaluations menées avec professionnalisme relativement aux sessions de formation, grâce à l’appui de personnes-ressources et d’institutions de formation.

• Pérennité du système de formation. Dès le début, le programme de formation en suivi et évaluation contribuera au développement d’un partenariat entre les projets et les institutions de formation. De plus, le programme appuiera et promouvra les échanges d’expériences entre les formateurs à travers FIDAfrique en renforçant l’esprit d’équipe entre experts au niveau régional. Avant la fin du programme, les institutions de formation s’appuieront sur les compétences dans le cadre de leurs activités ultérieures de fourniture de services de formation aux projets FIDA ainsi qu’aux autres projets et programmes financés par d’autres institutions partenaires. A travers les activités de renforcement des capacités, les institutions régionales de formation seront en mesure de répondre aux différentes demandes des autres partenaires dans le domaine du suivi et évaluation.

Le bénéficiaire de la subvention s’appuiera sur les capacités des institutions/organisations décentralisées locales. Aussi bien les membres du réseau que le FIDA, tireront profit de ce processus et des opportunités d’enrichissement mutuel seront ainsi créées. L’approche consistant à collaborer avec les institutions/organisations locales contribuera à assurer la pérennité du programme. Cela participera également à renforcer les capacités de certains services gouvernementaux.

Groupe cible

En résumé, les principaux groupes cibles du programme sont:

Le noyau du projet, notamment le coordinateur, l’agent chargé du suivi et évaluation, et des spécialistes dans d’autres domaines importants ;

• Les autres partenaires du projet, notamment les personnels des organismes d’exécution, les représentants des bénéficiaires, les personnels des ministères concernés, etc. ;
• Les institutions régionales de formation et les formateurs et/ou personnes ressources.

Description du Programme

But. Le but général du programme proposé est de renforcer la capacité de suivi et d’évaluation dans les pays de la région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre et les programmes et projets appuyés par le Fonds afin d’améliorer la performance et l’impact des interventions du Fonds en Afrique de l’Ouest et du Centre. Son but ultime sera atteint en synergie avec d’autres initiatives que le Fonds met en œuvre dans la région, dont le PRCG (Programme de Renforcement des Capacités de gestion pour les projets financés par le Fonds), le réseau régional d’information (FIDAfrique) et la plateforme, initiative d’appui au développement rural en Afrique de l’Ouest et du Centre, qui y apporteront également leur contribution.

1. Objectifs spécifiques. Les objectifs spécifiques du programme sont de :

•  Renforcer les capacités dans les équipes de projets financés par le Fonds et du personnel-clé des ministères d’exécution dans le domaine de suivi et d’évaluation, afin de pouvoir mieux mesurer et faire connaître les résultats et l’impact sur les bénéficiaires des programmes et projets de la région, et communiquer ainsi comme il se doit les indicateurs SYGRI (système de gestion des résultats et de l’impact) ;

•  Améliorer les capacités d’un certain nombre d’institutions régionales ainsi que d’institutions et organismes locaux, afin de constituer dans la région un réseau de compétences en S&E capable d’appuyer les programmes et projets financés par le Fonds ;
•  Produire des informations actuelles et sûres facilitant la prise de décisions des responsables de projets et de programmes grâce à un système performant de S&E, et couvrant également des sujets tels que l’égalité des sexes et le ciblage ; et
• Développer l’apprentissage et le partage dans des domaines-clés du savoir et contribuer ainsi à une plus grande efficacité de l’aide.

1. Résultats.

• Un réseau d’institutions qualifiées sera établi dans la région et devra fournir, en temps et en qualité, des services de suivi et d’évaluation pour des projets et programmes appuyés par le Fonds ;
• des programmes de formation en suivi et à l’évaluation s’adressant au personnel de projet, au personnel-clé des ministères d’exécution et à d’autres acteurs intéressés seront développés ;

• Une expérience et de bonnes pratiques, qui s’inspireront des projets financés par le FIDA et de l’exécution de tâches de suivi et d’évaluation menée par d’autres partenaires, seront mises en commun grâce au réseau FIDAfrique ; et
• Un service d’assistance sera créé grâce au site Web de FIDAfrique. Les participants aux projets financés par le FIDA auront accès, sur le site Web de FIDAfrique, à des outils (modules de formation) élaborés dans le cadre du Programme proposé.

Composantes. Les activités du Programme seront les suivantes :

             a)  Elaboration de manuel de formation. Une formation basée sur des
                        situations  concrètes et sur l’expérience des personnes auxquelles elle
                        s’adresse,  sera assurée dans le cadre du Programme. Le manuel sera
                        actualisé à intervalles de façon à couvrir de nouveaux thèmes suggérés
                        par les bénéficiaires de la formation, les institutions coopérants, le
                        Fonds et d’autres partenaires. Le matériel pédagogique sera produit
                        en français et en anglais par les Institutions de formation.

         b) Renforcement des capacités régionales de formation. Les activités à cet effet
      comporteront la formation des personnes ressources, l’assistance
             technique aux institutions de formation régionales ainsi que
             l’exploitation et le partage des savoirs sur la gestion des projets ruraux
              dans le cadre du réseau FIDAfrique.

Touts les étapes  prévoiront un mécanisme de contrôle de qualité faisant appel à des spécialités indépendantes. A la date d’achèvement du Programme, quelques institutions et formateurs indépendants de la région devraient être à même pour dispenser de façon durable une formation de qualité et adaptées aux projets financés par le Fonds.

            5.        Exécution. La FRAO sera responsable, en sa qualité de Bénéficiaire du Don, de l’utilisation et de la gestion financière des ressources. Elle s’acquittera de ces taches en étroite collaboration avec le Fonds, les institutions coopérantes et certains directeurs de projets financés par le Fonds. Le Programme sera mis en œuvre en liaison étroite avec d’autres initiatives en cours en Afrique de l’Ouest et du Centre, en particulier le réseau régional d’information (FIDAfrique) et le Plateforme. Des liens seront également noués avec l’IFPRI, qui s’attache actuellement à créer un système de suivi de la mise en œuvre  des Documents de Stratégie de Réduction de la Pauvreté (DSRP).

                  6.      Gestion et organisation du Programme. La gestion et la coordination d’ensemble du Programme seront confiées à la FRAO. Le coordonateur du PRCG sera chargé de la gestion courante du Programme. Il sera assisté d’un spécialiste en suivi évaluation. Le programme de formation sera assuré par des organismes régionaux spécialistes bien établis.

Afin d’assurer les activités de formation, le Programme collaborera avec des experts régionaux qualifiés et d’autres organismes régionaux.

Une Comité de pilotage du Programme sera constitué. Il sera chargé de l’orientation générale et de l’approbation du PTBA du Programme. Du fait de la dimension régionale du Programme, il sera présidé par l’un des deux représentants de la Communauté économique des Etats de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO) et de la Communauté économiques monétaire de l’Afrique centrale (CEMAC). Il sera en outre composé d’un représentant du Fonds (un pour chaque région). Il se réunira une fois par an.

Un comité technique sera formé. Il comprendra trois représentants des institutions de formation, deux représentants des institutions coopérantes, une personne ressource extérieure qualifiée et le coordinateur du Programme de la FRAO. Ce comité sera principalement appelé à examiner le matériel didactique, à approuver les conclusions de cet examen et le programme de formation, à évaluer ce Programme à opérer un choix parmi les besoins de formations recensés, à mesurer l’impact de la formation sur la gestion du projet et à encourager la confrontation d’expériences entre les professionnels intéressés.

           7.     Dispositif de suivi et d’évaluation. Le programme sera    supervisé chaque
année  par le Chargé de Programme Pays (point focal du Don). Le    programme établira un système de suivi et d’évaluation conforme au SYGRI. Des missions de suivi seront organisées tous les six mois pour garantir la bonne exécution du Programme. Un examen à mi - parcours du Programme serait mené par le Fonds à la fin de la deuxième année d’exécution pour évaluer les projets accomplis et donner les indications facilitant sa mise en œuvre. Une évaluation externe finale aurait lieu à l’achèvement du Programme afin d’en faire le bilan en termes de résultats et d’impact. Elle permettra aussi de déterminer la pérennité des résultats obtenus. Elle donnera lieu, enfin, à un retour d’information, en particulier sur les changements consécutifs à la formation et sur l’utilisation des données produites à des fins de gestion et de planification. Haut de page

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